AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES DE CANDIDAT
Les pratiques de Rivian en matière de traitement des données personnelles pour les candidats et postulants à un emploi
1. OBJET ET PORTÉE DU PRÉSENT AVIS
Rivian respecte votre confidentialité et s'engage à la protéger. L'objet du présent Avis de confidentialité des données de candidat (l'« Avis ») est de vous informer de la manière dont nous traitons vos informations ou données personnelles (au sens des lois en vigueur en matière de protection des données) lorsque vous postulez à un emploi et/ou participez à nos processus de recrutement (« Données personnelles de candidat »).
2. QUI NOUS SOMMES
Le présent Avis utilise les termes « nous », « notre » ou « nos » en référence à l'entité juridique du groupe de sociétés Rivian Automotive (« Groupe Rivian ») à laquelle vous avez envoyé une candidature ou avec laquelle vous avez communiqué dans le cadre de nos processus de candidature et de recrutement. Cette entité juridique est le contrôleur de données applicable ; vous pouvez la trouver via le lien disponible à la section 11 ci-dessous.
3. LES DIFFÉRENTES CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES ET LEURS SOURCES
Nous pouvons traiter vos Données personnelles de candidat selon les catégories suivantes :
- Les coordonnées, telles que votre nom complet, l'adresse de votre domicile, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.*
- Les informations personnelles, telles que le sexe, la date de naissance, la signature, la race, l'origine ethnique, la nationalité actuelle et antérieure, l'état civil, les handicaps et le statut de vétéran ou de militaire, si vous choisissez de fournir ces informations.
- Les communications, telles que les e-mails, les SMS ou les messages de chat que nous avons échangés avec vous.
- Le parcours scolaire et professionnel, tel que votre expérience professionnelle, vos diplômes et qualifications professionnelles, vos dossiers scolaires, vos références, vos notes d'entretien et votre casier judiciaire.*
- Les informations relatives à l'emploi, telles que les informations relatives à votre emploi actuel, notamment l'intitulé de poste, le poste, les dates d'embauche, les attentes salariales, les besoins en matière de parrainage de visa, l'autorisation de travail ainsi que ces mêmes informations pour tout poste que vous auriez occupé précédemment.*
- Les profils sur les réseaux sociaux et les sites Web, si vous choisissez de fournir ces informations, ainsi que d'autres informations vous concernant qui sont accessibles au public sur Internet.
- Les informations relatives au réseau et à l'appareil utilisés, telles que votre adresse IP, la marque, le modèle, la version du système d'exploitation et la taille d'écran de votre ordinateur ou téléphone mobile, l'ID MAC, le système d'exploitation et la plateforme, ainsi que le type de navigateur et sa version.
- L'utilisation du système de recrutement et les interactions avec celui-ci, telles que votre emplacement, votre appareil/équipement, les actions réalisées au sein du/des système(s), les liens de renvoi vers des offres d'emploi (le cas échéant) et les visites de pages, avec votre consentement, lorsque la loi l'exige.
- Les informations de sécurité, telles que les mots de passe, les questions secrètes et les noms d'utilisateur, si vous créez un compte sur l'une de nos plateformes.
- Les préférences, telles que vos préférences en matière de communication (par exemple, vos préférences linguistiques) et les postes qui vous intéressent.
Les Données personnelles de candidat identifiées ci-dessus avec un ( * ) sont obligatoires pour la bonne conduite de nos activités de recrutement. Si nous n'avons pas accès aux Données personnelles de candidat obligatoires ou que nous ne sommes pas autorisés à les traiter, cela peut affecter notre capacité à étudier votre candidature à l'emploi.
Nous pouvons collecter des Données personnelles de candidat directement auprès de vous, en tant que postulant, notamment lorsque vous nous remettez une candidature en ligne ou en format papier ainsi que tout document associé, comme une lettre de motivation ou un CV, et dans le cadre des communications et/ou entretiens qui font suite à votre candidature. Nous pouvons également recueillir des Données personnelles de candidat par des moyens automatiques, telles que les informations relatives au réseau et à l'appareil utilisés ainsi que les informations relatives à l'utilisation du système de recrutement et aux interactions avec celui-ci, comme indiqué ci-dessus, sauf si vous avez choisi de ne pas fournir ces informations. Nous pouvons également recevoir des Données personnelles de candidat de la part de tiers, avec votre consentement, lorsque la loi l'exige, par exemple dans le cadre de vérifications sur votre parcours, vos expériences professionnelles ou vos références ; de la part d'une agence de recrutement ou d'un organisme équivalent ; ou de la part de sources publiques telles que LinkedIn.
4. FINALITÉS ET MOTIFS JURIDIQUES POUR LESQUELS RIVIAN RECUEILLE ET UTILISE VOS DONNÉES PERSONNELLES DE CANDIDAT
Nous traitons vos Données personnelles de candidat s'il y a lieu :
- Avec votre consentement explicite (si la loi en vigueur exige votre consentement), par exemple, lorsque vous nous permettez de suivre certaines interactions dans notre système de recrutement et de conserver et d'utiliser votre candidature pour vous informer et éventuellement vous proposer d'autres postes qui pourraient vous convenir ;
- Pour mener à bien notre processus de candidature et de recrutement et prendre les mesures nécessaires pour établir une relation de travail ou conclure un contrat de travail avec vous à votre demande, par exemple, pour communiquer avec vous sur le processus de recrutement et sur votre candidature ;
- Pour nous conformer à une obligation légale s'appliquant à nous, par exemple, pour créer et soumettre des déclarations conformément aux lois ou réglementations en vigueur, ou pour confirmer que vous êtes légalement autorisé à travailler dans une juridiction donnée ; et
- Pour nos intérêts légitimes ou les intérêts légitimes de tiers. Nous traitons vos Données personnelles de candidat sur la base des intérêts légitimes suivants :
- Identifier et évaluer les personnes postulant à un emploi, notamment évaluer des compétences, des qualifications et des intérêts dans le but de déterminer l'admissibilité et les aptitudes à occuper le poste auquel vous avez postulé ;
- Vérifier vos informations et effectuer des vérifications concernant vos emplois, votre parcours et vos références, le cas échéant, sous réserve de votre consentement lorsque la loi en vigueur l'exige ;
- Tenir des registres liés à nos processus de recrutement, aussi longtemps que le demandent la loi et d'autres exigences internes en matière de conservation des données ;
- Nous conformer à nos exigences légales, réglementaires ou autres exigences en matière de gouvernance d'entreprise ;
- Analyser et améliorer notre processus de candidature et de recrutement, notamment identifier les endroits à partir desquels les candidats ont navigué vers nos offres d'emploi ;
- Prévenir la fraude associée à nos processus de recrutement ou d'embauche ;
- Garantir la sécurité du réseau et des informations, notamment empêcher tout accès non autorisé à nos systèmes informatiques et de communication électronique et prévenir la distribution de logiciels malveillants ; et
- Tout autre intérêt légitime requis ou autorisé par la loi en vigueur.
Si vous souhaitez que nous prenions en considération votre profil pour des postes autres que celui pour lequel vous avez postulé, vous pouvez nous demander de le faire. Nous conserverons et utiliserons vos Données personnelles de candidat à cette fin.
5. TRANSFERTS DE DONNÉES TRANSFRONTALIERS (TRANSFERTS INTERNATIONAUX DES DONNÉES PERSONNELLES DE CANDIDAT)
Les Données personnelles de candidat sont susceptibles d'être transférées ou stockées à l'international, y compris dans des pays ne disposant pas de lois sur la protection des données équivalentes à celles en vigueur dans votre pays de résidence ou dans le pays où vos données à caractère personnel sont recueillies, aux fins décrites à la section 4 ci-dessus.
- Pour les transferts réalisés depuis les États membres de l'Espace économique européen (« EEE ») ou depuis le Royaume-Uni vers les pays pour lesquels la Commission de l'UE ou l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni a émis une décision d'adéquation confirmant que le niveau de protection des données est équivalent au niveau de protection assuré au Royaume-Uni ou dans l'UE, nous sommes susceptibles de nous appuyer sur ces décisions d'adéquation. Ceci s'applique notamment aux transferts de données entre le Royaume-Uni et les États membres de l'EEE.
- Pour les transferts réalisés depuis la Serbie vers les pays qui apparaissent dans la liste des pays offrant un niveau adéquat de protection des données personnelles tenue par le gouvernement serbe, nous pouvons nous fier à cette liste.
- Pour tout transfert depuis l'EEE, le Royaume-Uni ou la Serbie vers des pays non considérés comme offrant un niveau adéquat de protection des données personnelles par défaut, Rivian a mis en place des mesures appropriées pour fournir le niveau de protection des données nécessaire, principalement en concluant des arrangements appropriés en matière de transfert des données sur la base de clauses contractuelles types approuvées.
- Les Données personnelles de candidat qui concernent des Canadiens ou qui sont recueillies au Canada peuvent être transférées ou stockées à l'extérieur du Canada, notamment vers les/aux États-Unis, vers le/au Royaume-Uni et vers/dans l'Union européenne. Elles peuvent être soumises aux lois et accessibles aux tribunaux et aux autorités chargées de l'application des lois et de la sécurité nationale de ces juridictions. Veuillez contacter notre Responsable canadien de la protection des données personnelles tel qu'indiqué à la section 11 ci-dessous si vous souhaitez poser une question ou obtenir des renseignements écrits sur nos politiques et pratiques à l'égard des fournisseurs de services et des autres membres du Groupe Rivian situés à l'extérieur du Canada qui peuvent traiter ou stocker des Données personnelles de candidat.
6. SITUATIONS POUVANT ENTRAÎNER LE PARTAGE DE DONNÉES PERSONNELLES
Les Données personnelles de candidat peuvent être consultées ou divulguées aux employés de Rivian qui ont besoin de connaître ces informations afin d'exercer leurs fonctions et responsabilités. Ces employés peuvent appartenir aux services des ressources humaines, au service financier ou au service juridique, ainsi qu'à l'équipe ou aux équipes dans lesquelles le candidat a postulé, en fonction des informations dont chacun a besoin pour s'acquitter de ses fonctions et responsabilités. Cet accès ou cette divulgation peut inclure des transferts de Données personnelles de candidat à d'autres membres du Groupe Rivian, qui peuvent utiliser lesdites données aux mêmes fins que celles décrites à la section 4 ci-dessus.
Les Données personnelles de candidat peuvent être conservées dans les locaux de Rivian, notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l'Union européenne et dans le cloud. Elles peuvent être aussi communiquées à des agences de recrutement tierces dans lesquelles nous sélectionnons des candidats, et à des prestataires de services comme ceux qui vérifient les antécédents des candidats. Nous communiquons également des Données personnelles de candidat à d'autres tierces parties, si vous nous y autorisez, ou lorsque la divulgation desdites données est autrement permise ou requise par la loi en vigueur.
Lorsque la loi l'exige, nous avons conclu des accords de traitement des données avec des prestataires de services externes et d'autres membres du Groupe Rivian qui répondent aux exigences des lois en vigueur sur la protection des données, notamment l'Art. 28(3) UE/RU du RGPD (le cas échéant).
Par exemple, toutes les Données personnelles de candidat sont communiquées à Greenhouse Software, Inc., un fournisseur de services cloud situé aux États-Unis que Rivian a engagé pour l'aider à gérer en son nom le processus de recrutement et d'embauche et qui peut utiliser des Données personnelles de candidat à cette fin. Ce transfert de données est soumis aux mesures de protection appropriées, notamment, le cas échéant, conformément aux clauses contractuelles types décrites ci-dessus. Pour plus d'informations sur les transferts de données, veuillez nous contacter comme indiqué à la section 11 ci-dessous.
7. CONSERVATION DES DONNÉES
Nous conservons vos Données personnelles de candidat pendant au moins six mois après vous avoir informé de l'issue du processus de recrutement. Nous pouvons les conserver plus longtemps si :
- cela est nécessaire aux fins de remplir une obligation légale qui inclut le traitement de données personnelles ;
- cela est nécessaire dans le cadre d'autres exigences en matière de comptabilité et de déclaration ;
- nous avons besoin de traiter les données pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ; et/ou
- vous nous avez donné votre consentement pour conserver les données pendant une période plus longue, conformément à nos pratiques standard de conservation des données.
Pour déterminer la période de conservation appropriée des Données personnelles de candidat, nous prenons en compte nos obligations légales, le volume, la nature et le caractère sensible des Données personnelles de candidats, le risque potentiel de préjudice causé par l'utilisation ou la divulgation non autorisée desdites données, les fins auxquelles nous traitons vos Données personnelles de candidat, et la possibilité ou non d'accomplir ces fins par d'autres moyens.
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser ou dépersonnaliser vos Données personnelles de candidat afin qu'elles ne puissent plus être associées ou utilisées pour vous identifier. Nous nous réservons le droit d'utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins commerciales légitimes sans préavis ni consentement de votre part, sauf si la loi l'exige.
Si nous vous proposons un emploi chez Rivian et que vous l'acceptez, les Données personnelles de candidat que nous avons recueillies au cours du processus de candidature et de recrutement feront partie de votre dossier d'emploi. Nous pouvons les utiliser dans le cadre de votre emploi, conformément à nos politiques internes et tel que décrit dans notre Avis de confidentialité des données personnelles d'employé. Si vous ne devenez pas un employé ou, une fois que vous n'êtes plus un employé de Rivian, nous conserverons et détruirons en toute sécurité vos Données personnelles de candidat conformément à nos politiques de conservation des dossiers et aux lois et réglementations en vigueur.
8. SÉCURITÉ DES DONNÉES
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées destinées à empêcher la perte accidentelle et l'utilisation de vos Données personnelles de candidat ainsi que l'accès non autorisé auxdites données, notamment le chiffrement de ces informations, en transit et au repos, et la mise en œuvre de contrôles conçus pour limiter l'accès à vos Données personnelles de candidat aux membres du personnel de Rivian qui ont un réel besoin de les connaître dans le cadre de leurs fonctions. Ces employés de Rivian qui traitent vos Données personnelles de candidat sont tenus de le faire uniquement de manière autorisée et sont soumis à un devoir de confidentialité.
Nous avons également mis en place des procédures pour gérer toute violation présumée de la sécurité des données. Nous vous informerons et/ou informerons tout organisme de réglementation compétent d'une violation présumée de la sécurité des données lorsque nous serons légalement tenus de le faire conformément aux délais prescrits par la loi.
Malgré la mise en œuvre de ces mesures, la publication ou la transmission de données personnelles via Internet, notamment l'utilisation de notre système de recrutement, par e-mail ou par d'autres moyens électroniques, n'est pas entièrement sécurisée. Nous ne pouvons pas garantir que les données personnelles qui nous sont transmises, en particulier par voie électronique, seront totalement sécurisées. Il est possible que des tiers interceptent ou accèdent illégalement à ces données.
9. VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES
Il est important que les Données personnelles de candidat que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos Données personnelles de candidat changent au cours du processus de recrutement.
Selon votre emplacement et les lois et réglementations en vigueur, vous pouvez avoir des droits en matière de confidentialité des données par rapport au traitement de vos données personnelles par Rivian. Sous réserve que les exigences légales respectives soient respectées, et sur la base des exigences légales en vigueur dans votre juridiction, sous réserve de toute restriction ou exception légale, vous pouvez avoir le droit de :
- demander confirmation de notre part pour savoir si Rivian procède ou non au traitement de vos données personnelles et, le cas échéant, accéder auxdites données et/ou aux circonstances plus détaillées du traitement des données (droit d'accès / droit d'information) ;
- exiger que nous corrigions toute donnée personnelle inexacte vous concernant sans retard injustifié. Dans le présent contexte, compte tenu des finalités du traitement, vous pouvez également avoir le droit de demander que les données personnelles incomplètes soient complétées, également au moyen d'une déclaration complémentaire (droit de rectification/correction) ;
- exiger que nous supprimions vos données personnelles sans délai (droit d'effacement / droit de suppression / droit à l'oubli). Dans certaines circonstances, il se peut que nous ne puissions pas accepter votre demande, par exemple, lorsque le traitement est nécessaire à des fins juridiques ou contractuelles ;
- exiger que nous restreignions le traitement (droit de restriction du traitement). Dans certaines circonstances, il se peut que nous ne puissions pas accepter votre demande, par exemple, lorsque le traitement est nécessaire à des fins juridiques, ou si nous pouvons justifier d'un motif légitime et impérieux ;
- en cas de traitement fondé sur le consentement ou pour l'exécution d'un contrat, recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et transférer ces données à un autre contrôleur sans entrave de notre part. Dans la mesure où cela est techniquement possible, nous transférerons les données directement à l'autre contrôleur (droit à la portabilité des données) ;
- vous opposer, pour des raisons liées à votre situation particulière, à notre traitement des données personnelles vous concernant qui est (i) nécessaire à l'exécution d'une tâche effectuée dans l'intérêt public, (ii) effectuée dans l'exercice de l'autorité officielle qui nous est dévolue, ou (iii) est effectué sur la base de notre intérêt légitime (droit d'opposition). Dans ce cas, le cas échéant, nous ne traiterons plus les données personnelles, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui outrepasse vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à affirmer, exercer ou défendre des réclamations légales ; ou
- déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle à tout moment si vous estimez que le traitement des données personnelles vous concernant enfreint la loi en vigueur.
Si la plainte concerne les dispositions du RGPD de l'UE, vous pouvez déposer une telle plainte auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée. Vous pouvez identifier l'autorité de contrôle principale compétente en fonction de votre emplacement sur le site Web du comité européen de la protection des données. Si la plainte concerne les dispositions du RGPD du Royaume-Uni, vous pouvez déposer une telle plainte auprès du Bureau du Commissaire à l'information. Si la plainte concerne les dispositions de la loi serbe sur la protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information d'importance publique et à la protection des données personnelle.
Lorsque vous avez été invité à donner et avez donné votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos données personnelles de candidat par Rivian, vous pouvez changer d'avis et retirer ce consentement à tout moment, sous réserve d'un préavis raisonnable et de toute exception contractuelle ou légale, sans affecter la légalité de notre traitement de vos données personnelles de candidat sur la base du consentement avant son retrait. Veuillez toutefois noter que la modification ou le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à communiquer avec vous et/ou examiner votre candidature à un emploi, et nous pouvons encore avoir besoin de conserver vos données personnelles de candidat comme indiqué à la section 7 ci-dessus.
Vous pouvez exercer tous les droits de la personne concernée que vous pourriez détenir en nous contactant comme indiqué à la section 11 ci-dessous. Nous accuserons réception de ces demandes et en assurerons la coordination dans les meilleurs délais. Dans un premier temps, nous répondrons à ces demandes dans un délai d'un mois ou conformément aux lois en vigueur. Si nous ne pouvons pas accéder à une demande ou que nous ne pouvons pas y répondre dans ce délai, nous vous en fournirons généralement la raison. Nous pouvons vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et vos droits. Les lois en vigueur peuvent nous permettre ou nous obliger de/à refuser de vous fournir l'accès à une partie ou à la totalité des données personnelles que nous détenons à votre sujet, ou nous pouvons avoir détruit, effacé ou rendu vos données personnelles anonymes conformément à nos obligations et pratiques de conservation de documents. Si nous ne pouvons pas vous fournir l'accès à vos données personnelles de candidat, nous justifierons généralement de cette incapacité, sous réserve de restrictions juridiques ou réglementaires.
10. MODIFICATIONS APPORTÉES AU PRÉSENT AVIS
Nous nous réservons le droit de mettre à jour le présent Avis à tout moment et nous vous fournirons un nouvel Avis lorsque nous effectuerons des mises à jour importantes. Si nous souhaitons utiliser vos données personnelles de candidat précédemment recueillies à des fins différentes de celles que nous vous avions précisées au moment du recueil, nous vous en informerons et, si la loi l'exige, nous vous demanderons votre consentement avant d'utiliser vos données personnelles de candidat dans un but nouveau ou sans rapport. Nous pouvons traiter vos données personnelles de candidat à votre insu ou sans votre consentement uniquement lorsque cela est autorisé ou exigé par la loi ou la réglementation en vigueur.
Dernière révision : 10 juin 2022
Date d'entrée en vigueur : 20 juin 2022
11. NOUS CONTACTER
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données personnelles de candidat, le présent Avis ou si vous souhaitez modifier ou retirer votre consentement, ou exercer vos droits en matière de confidentialité, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous en fonction de votre pays de résidence :
- États-Unis/Autre : à l'attention du responsable de la confidentialité (Privacy Officer), par e-mail à l'adresse privacy@rivian.com ou par courrier à l'adresse 14600 Myford Road, Irvine, CA 92606, États-Unis.
- Canada : à l'attention du responsable de la confidentialité (Privacy Officer), par e-mail à l'adresse privacy@rivian.com, par téléphone au +(844) 748-4261 ou par courrier à l'adresse 1038 Homer Street, Vancouver, BC V6B 2W9, Canada.
- UE/RU : par e-mail à l'adresse dpo@rivian.com ou par courrier à l'adresse Herengracht 433, Unit 2.01 et 2.02, 1017 BR Amsterdam, Pays-Bas.
- Serbie : par e-mail à l'adresse dpo@rivian.com ou par courrier à l'adresse SE Europe d.o.o. Beograd, c/o Petrikić & Partneri AOD, en coopération avec CMS Reich-Rohrwig Hainz, Krunska 73, 11000 Belgrade, Serbie.
Vous pouvez consulter la liste des contrôleurs de données Rivian au sens des lois en vigueur en matière de protection des données sur cette page Web.